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打破部门边界的职责梳理  

2011-02-25 19:26:32|  分类: 企管杂弹-原唱系 |  标签: |举报 |字号 订阅

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[原创]打破部门边界的职责梳理 (入选推荐日志,加10币)

 


来源:http://www.heyeehrm.com
摘要:“各自为政”、“本位主义”、“N型沟通”、“推诿扯皮”等等词汇都是用来形容企业内部各部门之间以自我为中心开展工作,沟通协调困难,不以大局为重等问题的,这些问题在企业中已是普遍现象,通常人们会用企业文化氛围不好来解释这一现象,但其实是职能制的管理模式造就了上述问题。很多企业通过采用矩阵制试图解决此问题,但又难以避免多头领导带来的协调障碍。本文通过对合易咨询独创的无边界职责梳理方法的介绍,希望能够为读者提供全新角度、简便易行的解决方案。
 
◆什么是“无边界职责梳理”?
“无边界职责梳理”是合易咨询独创的职责梳理方法。我们可以将其定义为:以职能为单位,打破部门界限,理顺工作流程的职责梳理方法。
 
◆“无边界职责梳理”与常规的职责梳理有什么区别?
常规的职责梳理是以岗位为单位进行的,站在这个岗位的角度看其都履行什么样的职责。这种方式往往会局限于该岗位,造成以下问题:
1、 如果职责梳理人员对企业职责理解不足,很可能仅将目前岗位任职人所履行的职责描述出来,而忽略了该岗位应该履行而未履行的职责。
2、 职责散落在各个岗位说明书中,交叉、空白、流程不畅等问题很难发现,通常还是通过任职人的反馈才能体现出来。
但是在企业中除非刻意开展工作分析工作,否则任职人对职责问题的反馈渠道和反馈机会少之又少,更多的是在企业内部针对具体工作的争执、推诿,反映在公司管理层面的就是协作不畅。
而“无边界职责梳理”则有效的避免了上述问题。“无边界职责梳理”以职能为单位进行,通过将职能进行分解,盘点为履行该职能而必须开展的各项工作,可以有效的发现职责的空白、交叉等问题。同时通过对职能履行流程的正向梳理,打破横亘在岗位之间、工作环节之间的无形的墙,减少工作中的推诿、差错、效率低下等问题,规避矛盾,使流程顺畅运转,使工作聚焦于流程的最终结果。
 
◆应该如何开展“无边界职责梳理”?
“无边界职责梳理”工作的开展相比常规职责梳理难度更大、工作量更大,因此在开展过程中也必须要对工具、方法等进行标准化管理。
1、       首先开展职责调研
虽然各个企业在大的职能方面都应该是一致的,但由于不同企业所处行业不同、企业管理方式不同,在具体的职能履行方面还是存在着很大的差异,因此要先把企业的职责现状进行一个全面的盘点。
职责调研开展的方式还是以部门为单位,了解部门所承担的职责及其内部分工,以及在职责履行过程中与其他部门之间的协作环节、协作流程及协作中存在的问题。通过这种方式的调研,一方面将企业内的职责及任务显性化,一方面将各个部门之间的分工协作现状描述出来。
2、       完善职能及关键职责
将调研中梳理出来的职责任务进行分类整理,列出所有的业务职能、支持职能及职能履行过程中的关键职责,经过公司高层、咨询顾问的补充、完善,增加应履行而未履行的职责,填补空白。
3、       理顺工作流程,明确职责归属
这个环节是“无边界职责梳理”的核心环节。不论是业务职能,还是支持职能,在履行过程中都必然是通过一定的流程进行的,企业往往由于没有经过对业务流程的系统梳理,或者或多或少的存在着职责跟着人走、随意调整职责归属等现象,而造成流程运转的不畅,因此必须要先理顺工作流程。在此基础上,对职能归属进行重新的分配,尽量减少跨部门、跨岗位的流转,清理交叉、重叠等现象。
由于工作流程的系统梳理工作量非常大,企业可以选取部分关键流程或问题严重的流程进行先行梳理。工作流程的梳理最好采用集体会诊的方式进行,梳理过程中对流程的每个环节涉及到的所有部门或岗位,明确其责任。(如图所示)

点击查看原图
4、       倒推流程各环节工作要求
流程梳理完毕后,从该流程最终输出的要求开始倒推,各环节对上一环节提出动作、时间、质量、标准等方面的工作要求,以减少因职责履行不到位所造成的效率低下、推诿扯皮现象。
经过上述四个环节,才能切实达到打破部门边界,理清理顺职责分工的目的。

 


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