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原创:会议管理制度  

2011-04-03 16:50:33|  分类: 制度 |  标签: |举报 |字号 订阅

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原创:会议管理制度 - 馋猫++ - 董焕营的管理博客

 会议管理制度

1、目的:

为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。

2、范围:

本制度适用公司所有会议管理。

3、职责:

3.1 企管部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

3.2 会议提出人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3.3公司办负责会议室的维护和调配审批工作。

3.4 会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。

4、会议分类:见附件1,公司常设会议见附件2

5、管理内容:

5.1 会议提报与审批

5.1.1 公司计划内例会无须提报和审批。

5.1.2 公司临时会议、公司年度例会由总经理直接提出或由议题涉及业务的主办部门负责人提出、总经理批准。

5.1.3 部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。

5.2 会议计划与统筹

5.2.1 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

5.2.2对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议,企管部有权拒绝安排。

5.2.3对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会,各部门应协商合并召开。

5.3 会议准备。

5.3.1 会议通知遵照以下规定:

a、列入例会的,不再另行通知,与会人根据要求直接与会;

b、属下列情况之一者,按“谁提出,谁通知”的原则进行会议通知:

(1)未列入例会计划而临时提拟的会议;

(2)其它提出人认为应另行通知的情况。

c、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;

d、会议通知形式一般为电话通知或信使通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议议程通知相关部门。

5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定:

a、会议提出部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;

b、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;

5.4 会议组织。

5.4.1 会议组织遵照“谁提出,谁组织”的原则。

5.4.2 会议主持人须遵守以下规定:

a、主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。

b、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。

c、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。

d、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

e、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

5.4.3 与会人员须遵守以下规定:

a、应准时到会,并在《会议签到表》(详见附件3)上签到。

b、会议发言应言简意赅,紧扣议题。

c、遵循会议主持人对议程控制的要求。

d、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。

e、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。

f、做好本人的会议纪录。

5.4.4 公司例会、临时会议一般应控制在1小时以内,根据会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意。

5.4.5 主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。

5.5 会议记录。

5.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

5.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:

a、各部门应常设一名会议记录员,负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

b、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。

c、总经理主持的会议无指定具体记录人时,原则上由企管部负责会议记录工作

5.5.3 会议记录员应遵守以下规定:

a、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。

b、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。

c、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。

d、会议纪要要经主持人签字复审后方可发放或存档。

e、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

5.5.4 下列情况下,应整理会议纪要:

a、公司各类临时行政会议;

b、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;

c、其它主持人要求整理会议纪要的会议。

5.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报企管部一份存档备查。

5.5.6 会议纪要的备档按以下规定:

a、本部门会议记要由本部门常设会议记录员统一归档备查。

b.公司级例会和总经理指定须存档的会议纪要,由企管部负责存档保管。

5.5.7 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

5.6 会议跟进。

5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。

5.6.2 总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由企管部负责落实,总经理另有指定的,服从总经理指定。

5.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

5.7 奖惩

5.7.1 奖励。按《员工奖惩管理规定》执行。

5.7.2 迟到、早退、缺席。

a、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。

b、早退。凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的,计为早退。

c、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。

5.7.3 处罚

a、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。

b、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。

c、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。

6、 附则

6.1 本制度由公司企管部负责解释。

6.2 凡本制度未明确规定的奖惩,按《员工奖惩管理规定》有关要求执行。

6.3 本制度由经理批准后生效,自颁布之日起执行。

 



附件1:公司现有例会明细

 

序号

会议名称

时间

主题/特点

主 持 人

参 加 人

会议记录单位

纪要存档

1

高层会

每周六上午

工厂高层例会

总经理

总经理、副总经理、总经理指定需参加人员

总经理

/

2

计划例会

每周一、三、五上午十点

生产计划进度协调跟踪

总经理或其委托人

生产计划科、各部门计划员

生产计划科

生产调度日志-企管部

3

工艺质量例会

每周二上午十点

本周工艺质量分析及解决方案

技术副总或其委托人

生产车间主任、技术员、质控部领班、工艺质控干部

质控部

质量周报-企管部

4

管理例会

每周四上午十点

围绕生产展开工作要点和管理事务

总经理或其委托人

各部门干部、公司副总

生产部

生产周总结资料-企管部

5

学习例会

每周二下午四点

例常学习、讲座、讨论

总经理或其委托人

各部门干部、公司副总

企管部

学习简报-企管部

6

月度成本财务指标通报会

每月第三周周二学习时间

公司各项成本财务考核指标通报

财务科长

各中层干部

企管部

学习简报-企管部

7

各部门周例会

自行安排

本部门工作安排与商议

部门主管

本部门指定

部门会议记录员

周计划、周总结-企管部

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